02 · Email agganciate al cliente da sole
Colleghi la casella dello studio e ogni email finisce sulla scheda del cliente giusto, guardando chi scrive e a chi.
Come funziona
- Account IMAP e SMTP con password cifrata; la sincronizzazione legge la posta in arrivo e deduplica ogni messaggio.
- Il match prova in ordine l'email del cliente, dei suoi contatti e dei lead; le email senza corrispondenza restano visibili con «Riprova match».
- Dalla scheda cliente si scrive e si invia: la risposta compare subito tra le comunicazioni.
Limiti
Solo utente e password (niente OAuth per Gmail o Outlook), nessun thread, allegati non importati, sincronizzazione su pianificazione esterna.
03 · L'editor dei preventivi, a fasi
Un preventivo si scrive per fasi, con giornate e importi, e i totali si calcolano da soli secondo il tuo regime.
Come funziona
- Fasi con titolo, deliverable, giornate e importo; clausole e sezioni opzionali (perimetro escluso, garanzia, proprietà del software).
- Forfettario o ordinario: l'IVA la decide il regime, l'aliquota viene dalle impostazioni.
- Ogni «Genera versione» produce un PDF immutabile con il tuo logo e quello del cliente, numerato v1, v2, v3.
Limiti
Il preventivo non si condivide con un link pubblico: il PDF si scarica e si invia. Numerazione progressiva unica, non azzerata a fine anno. Solo EUR e italiano.
04 · La board dove il task conosce il cliente
Task e progetti su una board di team, con ogni task agganciato al cliente e al preventivo a cui appartiene.
Come funziona
- Colonne, scadenze, assegnatari, sottoattività e commenti con menzioni; ordinamento per scadenza con i ritardi in evidenza.
- Una board personale che nessun altro vede, nemmeno l'admin.
- Da telefono un planner settimanale pensato apposta, non la versione stretta del desktop.
Limiti
I task con scadenza non compaiono nel calendario: sono due viste separate.
05 · Calendario e proposte di call
L'agenda condivisa dello studio, con proposte di orario che il cliente conferma da un link, senza account.
Come funziona
- Viste mese, settimana e agenda; eventi legati a cliente, lead o progetto; notifiche in app e su Discord ai partecipanti.
- Una proposta ha fino a cinque orari: quando tutti gli interni sono disponibili sullo stesso, l'evento si crea da solo.
- Il link pubblico mostra gli orari nel fuso italiano e lascia dire «nessuno di questi va bene».
Limiti
Nessuna sincronizzazione con Google o Outlook (solo il link «aggiungi a Google Calendar»), nessuna ricorrenza, nessun promemoria.
06 · Note, knowledge base e lavagne
Appunti di lavoro e documentazione dello studio nello stesso posto, in testo o su una lavagna Excalidraw.
Come funziona
- Una nota nasce privata e la vedi solo tu, o chi scegli; una voce di knowledge nasce pubblica per tutto lo studio.
- Nessun ruolo scavalca una nota privata, nemmeno l'admin; l'audit non ne copia mai il contenuto.
- Cartelle, note fissate, cestino, collegamenti a cliente, progetto, task e preventivo.
Limiti
Ricerca solo per testo letterale dentro la board delle note, niente tag, la knowledge base non ha cartelle.
07 · Scrivete insieme, nello stesso momento
Note, descrizioni dei task, condizioni dei preventivi: si modificano in due senza sovrascriversi, con i cursori degli altri a vista.
Come funziona
- Cursori colorati con il nome, presenza in testata (chi modifica, chi guarda), stato «sincronizzato» o «riconnessione».
- Le menzioni con @ notificano la persona giusta, con l'autore attribuito anche se ha smesso di scrivere.
- Stessa regola di privacy delle pagine: un task privato o una nota privata restano tali anche in tempo reale.
Limiti
I commenti non sono in tempo reale; i campi in fase di creazione usano il salvataggio classico; titolo, stato e importi restano su modulo.
08 · File e condivisioni con l'esterno
Allegati su clienti, progetti, task e preventivi, più link protetti per mandare o ricevere file da chi non ha un account.
Come funziona
- Una condivisione è «Invio file» o «Richiesta file», con password obbligatoria, scadenza e revoca.
- Chi riceve il link sblocca con la password e scarica o carica dal telefono; i file ricevuti finiscono da soli nella scheda del cliente.
- Ogni upload, interno o esterno, passa lo stesso controllo: tipi ammessi, verifica del contenuto, 50 MB a file.
Limiti
Niente versioni dei file, niente antivirus, niente cestino: eliminare è definitivo. «Scarica tutto» avvia i download uno per uno.
09 · Da preventivo a fattura e incasso
Un preventivo accettato diventa fattura con un clic; l'incasso registrato aggiorna il saldo da solo.
Come funziona
- Stati veri: bozza, inviato, accettato, fatturato, con rifiutato, scaduto e annullato a lato.
- La fattura copia righe, regime e totali congelati; contributo previdenziale e marca da bollo si applicano qui.
- Numerazione delle fatture per emittente, che riparte a ogni anno.
Limiti
La fattura è una registrazione: non genera PDF né XML e non va allo SDI. L'invio resta al canale che usi già o al commercialista.
10 · Sai quanto avrai in cassa tra sei mesi
La proiezione conta le fatture da incassare, i costi fissi e anche i preventivi che non hai ancora fatturato.
Come funziona
- Costi fissi e incassi ricorrenti si inseriscono una volta e valgono per i mesi successivi.
- I preventivi aperti entrano come flusso opzionale: li includi o li togli con un interruttore.
- Orizzonte fino a cinque anni, mese per mese, con il saldo che scende sotto zero in evidenza.
Limiti
È una proiezione, non contabilità: le tasse le calcola il commercialista, tu decidi la percentuale da mettere da parte.
11 · L'agente AI che chiede prima di fare
Fai una domanda sul tuo studio e l'agente risponde con i tuoi dati; se deve modificare qualcosa, te lo fa confermare.
Come funziona
- Legge clienti, comunicazioni, preventivi e fatture con i permessi di chi lo usa, non di più.
- Le scritture (un task, una nota) passano da una conferma esplicita.
- Si attiva dalle impostazioni ed è opzionale: senza, il prodotto funziona uguale.
Limiti
Nell'audit log le azioni dell'agente in app risultano come azioni tue: non hanno un canale distinto (quello del connettore sì).
12 · Il piano scritto con l'AI diventa la board
Colleghi Claude o ChatGPT e un documento di testo diventa una nota e i task corrispondenti, senza duplicati.
Come funziona
- Prima l'anteprima: vedi cosa verrebbe creato o aggiornato, poi applichi.
- Rilanciare lo stesso documento aggiorna quello che c'è già, ancorato al suo riferimento, e non crea doppioni.
- Il connettore legge clienti, preventivi e fatture e scrive solo su task, note e commenti: i soldi non si toccano dall'esterno.
Limiti
Serve un token API dedicato; ogni azione del connettore è tracciata nell'audit come «via connettore».
13 · Audit log e permessi per modulo
Chi ha fatto cosa, quando, da dove e cosa c'era prima: un registro che si può solo aggiungere, mai correggere.
Come funziona
- Ogni riga distingue browser, API e connettore Claude; le operazioni economiche sono registrate nella stessa transazione.
- Filtri per entità, azione, persona e periodo; dettaglio con prima e dopo campo per campo.
- Permessi per modulo, persona per persona: chi non legge il modulo Soldi non vede gli importi nemmeno nell'audit.
Limiti
Nessuna esportazione e nessuna cancellazione automatica; l'agente AI in app non è distinto da un clic umano.
